Ressourcen-Killer Projekt - Die 5 größten Kostenfallen im Projektmanagement

Schlechtes Projektmanagement ist sehr lange unsichtbar

Der schleichende Prozess

Es bleibt lange unbemerkt. Die ersten Timeline-Verschiebungen tun nicht weh, die Verantwortlichen in den Projekten sind "eh-da-Kosten", zu Beginn sind die Ressourcen nicht knapp. Die ersten Aufgabenpakete werden nach und nach angestoßen - noch herrscht wenig Parallelität in den ToDos. Zunächst scheint alles reibungslos zu funktionieren, doch die tatsächlichen Kosten von schlechtem PM offenbaren sich erst im Verlauf des Projekts. Um die finanzielle Integrität deines Vorhabens zu wahren, ist es unerlässlich, versteckte Kostenfallen zu erkennen und ihnen frühzeitig entgegenzuwirken. Hier sind fünf der größten Kostenfallen, die in Projekten lauern:

1. Unzureichende Auftragsklärung als Basis für eine fehlerhafte Planung

Schlimmer als der fehlende Kompass ist nur ein fehlendes konkretes Ziel!
Es klingt so banal und ist doch der Teil in der ersten Projektphase, in dem immer noch die meisten Fehler gemacht werden oder der teilweise sogar ganz außer Acht gelassen wird. Für den Projekterfolg ist entscheidend, dass zwischen Auftraggeber und Projektleitung vollkommene Klarheit und Übereinstimmung beim Verständnis über die Zielsetzung des Projekts herrscht.
  • Was ist der Zweck des Projekts?
  • Welches Ziel oder welche Ziele sollen damit erreicht werden?
  • Wie messen wir, ob die Ziele erreicht wurden?
  • Welche Ressourcen benötigen wir für die Zielerreichung?

Ist dies nicht klar definiert, sind Missverständnisse aufgrund von Eigeninterpretationen vorprogrammiert. Wie bei der Flüsterpost kommt am Ende etwas vollkommen anderes an, als ursprünglich bezweckt. Diese falsche Nachricht zieht sich wie ein roter Faden durchs Projekt und früher oder später stolpert das gesamte Projekt darüber. Die Kosten für Ressourcen- und Kapitaleinsatz sind irreversibel. Das Geld ist ausgegeben. Gehe nicht über Los und ziehe keine Projekterfolge ein. Eine McKinsey-Studie zeigt, dass unzureichende Auftragsklärungs- und darauf aufbauende Planungsprozesse zu Margenverlusten von 5 bis 10 % führen können, was bei einem Projektvolumen von 50 Millionen Euro zu vermeidbaren Kosten von bis zu 2,5 Millionen Euro führt. (Quelle: McKinsey & Company, "Delivering large-scale IT projects on time, on budget, and on value")

2. Der Empfänger entscheidet über den Inhalt der Nachricht - wenn er sie denn bekommt
...Set-up der Kommunikationsstrategie

Eine fehlende oder schlecht definierte Kommunikationsstrategie hat im Wesentlichen zwei Folgen:
  1. Informationen kommen nicht oder nicht rechtzeitig bei den Verantwortlichen an, die sie erhalten sollten
  2. Infolge dessen werden entweder keine oder "falsche" Entscheidungen (unzureichende Entscheidungsgrundlage) getroffen
In Konsequenz ergibt sich eine für Projekte sehr typische "back and forth-Diskussion". Die Beteiligten drehen sich im Kreis. Das Projekt macht keine Fortschritte, weil keine Entscheidung getroffen werden kann oder die getroffenen Entscheidungen und eingeleiteten Maßnahmen müssen korrigiert werden.
 

3. Das haben wir schon immer so gemacht...
...ist leider kein Standard

Nur 21 % der Organisationen arbeiten nach anerkannten Projektmanagement-Standards. Wenn Standards fehlen, werden Abläufe ineffizient und die Fehlerquote steigt. Ohne klares Rahmenwerk kommt es zu oft schwerwiegendem PM-Missmanagement. Zeit und Geld werden verschwendet. Auch hier leidet die Team-Motivation, der Zusammenhalt und damit auch das Projekt.

4. Risiken- und Chancenmanagement ist kein Nice-to-have – Wenns mal wieder schnell gehen muss

In vielen Lebensbereichen sind Frühwarnsysteme Standard. In Projekten, auch in solchen, bei denen es um Milliarden geht, wird das gerne mal vergessen. Untersuchungen zeigen, dass nahezu 70% der Projekte aufgrund mangelnden Risikomanagements scheitern oder die Budgetvorgaben überschreiten. Wenn es schnell gehen muss (Krisenmanagement) dann wird es ganz sicher teuer.
 
 

5. Technologische Überlastung – Vom Pferd zum Auto

Der Einsatz neuer Technologien in Produktion und Prozessen bringt Unternehmen voran - aber nur dann, wenn sie die Geschwindigkeit halten und auch tatsächlich als Pioniere damit auf den Markt gehen und die notwendigen Anforderungen - gerade in hochregulierten Branchen - erfüllen können. Unstrukturierte PM-Prozesse, eine hohe Unsicherheit, fehlende Geschwindigkeit sowie hochoptimistische Pläne werden dabei schnell zum Projekt-Killer.

Strategien zur Kostenvermeidung: Wegweiser für erfolgreiche & budgettreue Projekte

Was einen guten Projektmanager von einem sehr guten Projektmanager unterscheidet? Der gute Projektmanager verwaltet sein Projekt gut. Ein sehr guter Projektmanager ist immer einen Schritt voraus. Deshalb ist es wichtig proaktiv zu handeln. Warum? Weil man sich so Optionen schaffen kann, bevor andere Umstände oder Stakeholder die Entscheidungen treffen!

1. Gründliche Auftragsklärung & Planung - Zu Risiken und Nebenwirkungen fragen Sie Ihre Stakeholder!

Detaillierte Planungsprozesse und glasklar definierte Ziele sowie die notwendige Ressourcen(-verfügbarkeit) sind die solide Grundlage für ein Projekt. Ein einheitliches Verständnis zur Zielsetzung ist die Grundvoraussetzung für Alignment und die richtige Arbeitsausrichtung im Projekt.
 
Hierbei helfen in der Initalisierungsphase:
  • Verständnissteckbrief zur Auftragsklärung zwischen Auftraggeber und Projektleitung
  • Durchführung eines Business Case (durch den Auftraggeber oder gemeinsam mit dem Auftraggeber)
 
In der Planungsphase helfen:
  • Einzelgespräche mit allen wichtigen Stakeholdern (Führungsebene)
  • Projektstart-Workshop mit dem gesamten Projektteam
  • Lieferumfang und Lieferobjekte zum Gesamtprojekt festlegen
  • SLAs (Service Level Agreements), in denen ganz konkret Leistungsumfang, Ressourcen und Qualität zu den Lieferobjekten zwischen den Schnittstellen vereinbart werden
Der Projektplan, die Kapazitätsplanung sowie die Zielsetzung müssen auch nach der Planungsphase kontinuierlich überwacht und ggf. angepasst werden - das ist keine Einmal-Aktion, sondern ein Prozess, in den alle wichtigen Stakeholder involviert werden müssen!
 
 

2. Kommunikationsstrategie definieren & umsetzen

Muss ich es sagen oder musst du es hören?

Wozu (Intention) sage ich (Identität) was (Inhalt), wie (Inszenierung), wem (Zielgruppe)?
Je nach Stakeholder sind die Antworten auf diese Fragen komplett unterschiedlich - Deshalb ist die richtige Kommunikationsstrategie für jede Stakeholdergruppe entscheidend. Damit ist sichergestellt, dass die notwendigen Informationen fließen und gleichzeitig wird eine unnötige Informationsflut vermieden. Das spart nicht nur Ressourcen und verhindert viele unnötige Diskussionen sondern fördert eine transparente und vor allem präzise Kommunikationskultur, die effizient ausgelegt ist.

Dabei helfen:

  • Stakeholder-Analyse (wer sind meine Stakeholder, was müssen sie wissen?)
  • Definition der Kommunikationsstrategie mit Hilfe eine Matrix (Kommunikationsstrategie nach Stakeholder inkl. konkret definierter Maßnahmen)
  • Regelterminplanung (Achtung: muss i.d.R. auch im Projektverlauf angepasst werden)
  • Verantwortlichkeiten mit einer RACI-Matrix definieren (R=responsible, A = accountable, C = consulted, I = informed)

 

3. Projekt-Standards definieren

Klarheit, auch wenns turbulent wird
Implementiere bewährte Projektmanagement-Standards, um die Effizienz zu erhöhen und Abweichungen frühzeitig zu erkennen. So kann die Fehlerquote signifikant gesenkt und PM-Missmanagement verhindert werden. Du als PM und dein Team orientieren sich an dem festgelegten Rahmenwerk, ihr bleibt on Track und eure Motivation bleibt hoch.
 
Dabei hilft:
  • Mache dich mit den Bedürfnissen deines Projektes vertraut und ermittle, welche Standards (PMI, IPMA, PRINCE2) und Methoden (Klassische PM-Standards, Agile PM-Standards, Hybride PM-Standards) dein Projekt sinnvoll unterstützen.
  • Achte darauf die Tools gezielt und sinnvoll einzusetzen - weniger ist manchmal mehr.

 

4. Aktives Chancen- und Risikomanagement

Darüber sprechen reicht nicht!
Mache Chancen und Risiken transparent, indem du sie gemeinsam mit deinen Stakeholdern identifizierst, bewertest und geeignete Maßnahmen definierst. Dokumentation bedeutet nicht gleich Steuerung! Das proaktive Durchspielen von sämtlichen Szenarien schafft Transparenz und Bewusstsein auch über die Schnittstellen hinaus - damit bist du "on top of things"!

Dabei hilft:
  • SWOT-Analyse als Basis für die Chancen- und Risikoidentifikation
  • Chancen- & Risikomatrix erstellen inkl. Beschreibung (Ursache ist ausschlaggebend), Bewertung (Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenhöhe) und Maßnahme. Wichtig: nicht jedes Risiko oder jede Chance muss gesteuert werden - hier liegt der Schlüssel in der Verhältnismäßigkeit. Wenn eine Maßnahme definiert wird, muss die Umsetzung auf jeden Fall überwacht werden.
  • Review / Lessons Learned aus vergangenen Projekten betrachten

 

5. Neue Technologien ehrlich bewerten

Die PS auf die Straße kriegen
Um Pionier zu sein, muss die Geschwindigkeit passen. Um sie bei der Integration von neuen Technologien und Prozessen nicht zu verlieren hat sich der Ansatz "if you fail, fail fast" bewährt. Unterschiedliche Szenarien können im Vorfeld erdacht, müssen aber im Projektverlauf getestet werden. Ein starres Festhalten an Vorgehensweisen, die keine verlässlichen Ergebnisse liefern bedeutet Zeitverlust. Umso wichtiger ist die ehrliche Bewertung der neuen Technologie und der erdachten Prozesse und die schnelle Anpassungsfähigkeit bei der Entwicklung bzw. Umsetzung. Voraussetzung dafür sind definierte PM-Prozesse / Frameworks, um den Überblick nicht zu verlieren.
 
Dabei helfen:
  • Szenario-Planung, parallelisiert
  • Definition Go/NoGo Kriterien
  • Aktive Steuerung der Arbeitspakete
  • Dokumentation der Ergebnisse
  • Task Force Bildung zu einzelnen Szenarien

 

Ein echter Hebel: Projektmanagement Exzellenz

  • Kosteneinsparungen: Durch das Erkennen und Vermeiden versteckter Kosten können erhebliche Einsparungen erzielt werden.
  • Effizienzsteigerung: Klare Prozesse und Standards führen zu effizienteren Abläufen und weniger Fehlern.
  • Höhere Erfolgsquote: Gut geplante und kommunizierte Projekte weisen eine höhere Erfolgsquote auf und sind weniger anfällig für Budgetüberschreitungen.
  • Risikominimierung: Ein aktives Risikomanagement reduziert potenzielle Probleme und sorgt für Optionen und Stabilität.
  • Verbesserte Teamarbeit: Eine transparente Kommunikationskultur fördert die Zusammenarbeit im Team und steigert die Motivation. Projekte werden nicht zu Wanderpokalen sondern zum Erfolgsfaktor.

Was das für dich bedeutet

Die versteckten Kostenfallen im Projektmanagement können schnell zu erheblichen finanziellen Belastungen führen.
Deshalb: Be on top of things!
 
Frage dich jetzt:
  • Ist mir mein Projektauftrag klar? Wollen Auftraggeber und Projektteam das Gleiche?
  • Nutze ich eine effektive und effiziente Kommunikationsstrategie oder erzähle ich allen alles?
  • Nutzen wir Standards zur Orientierung im Projekt?..oder doch eher Bauchgefühl?
  • Sind Chancen und Risiken identifiziert, bewertet und aktiv gesteuert?
  • Haben wir neue Technologien ehrlich bewertet?..oder gehen wir davon aus, dass es schon irgendwie klappt?
Wenn die überwiegende Antwort "Nein" lautet - wach' auf und komm' in die Umsetzung.

Erfolgreiche Projekte sind kein Zufall.

In unserem PM-Planer haben wir alle wichtigen Schritte von der Projekt-Initialisierung bis zum Abschluss für Dich zusammengefasst und mit hilfreichen online- sowie offline Templates ergänzt. Das Master Piece für deinen Projekterfolg.
 
So kommst du in die Umsetzung - garantiert!

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