Ressourcen-Killer Projekt - Die 5 größten Kostenfallen im Projektmanagement

von Mathias Müller

Schlechtes Projektmanagement ist sehr lange unsichtbar

Der schleichende Prozess

Es bleibt lange unbemerkt. Die ersten Timeline-Verschiebungen tun nicht weh, die Verantwortlichen in den Projekten sind "eh-da-Kosten", zu Beginn sind die Ressourcen nicht knapp. Die ersten Aufgabenpakete werden nach und nach angestoßen - noch herrscht wenig Parallelität in den ToDos. Zunächst scheint alles reibungslos zu funktionieren, doch die tatsächlichen Kosten von schlechtem PM offenbaren sich erst im Verlauf des Projekts. Um die finanzielle Integrität deines Vorhabens zu wahren, ist es unerlässlich, versteckte Kostenfallen zu erkennen und ihnen frühzeitig entgegenzuwirken. Hier sind fünf der größten Kostenfallen, die in Projekten lauern:

1. Unzureichende Auftragsklärung als Basis für eine fehlerhafte Planung

Schlimmer als der fehlende Kompass ist nur ein fehlendes konkretes Ziel!
Es klingt so banal und ist doch der Teil in der ersten Projektphase, in dem immer noch die meisten Fehler gemacht werden oder der teilweise sogar ganz außer Acht gelassen wird. Für den Projekterfolg ist entscheidend, dass zwischen Auftraggeber und Projektleitung vollkommene Klarheit und Übereinstimmung beim Verständnis über die Zielsetzung des Projekts herrscht.
  • Was ist der Zweck des Projekts?
  • Welches Ziel oder welche Ziele sollen damit erreicht werden?
  • Wie messen wir, ob die Ziele erreicht wurden?
  • Welche Ressourcen benötigen wir für die Zielerreichung?

Ist dies nicht klar definiert, sind Missverständnisse aufgrund von Eigeninterpretationen vorprogrammiert. Wie bei der Flüsterpost kommt am Ende etwas vollkommen anderes an, als ursprünglich bezweckt. Diese falsche Nachricht zieht sich wie ein roter Faden durchs Projekt und früher oder später stolpert das gesamte Projekt darüber. Die Kosten für Ressourcen- und Kapitaleinsatz sind irreversibel. Das Geld ist ausgegeben. Gehe nicht über Los und ziehe keine Projekterfolge ein. Eine McKinsey-Studie zeigt, dass unzureichende Auftragsklärungs- und darauf aufbauende Planungsprozesse zu Margenverlusten von 5 bis 10 % führen können, was bei einem Projektvolumen von 50 Millionen Euro zu vermeidbaren Kosten von bis zu 2,5 Millionen Euro führt. (Quelle: McKinsey [&] Company, "Delivering large-scale IT projects on time, on budget, and on value")

2. Der Empfänger entscheidet über den Inhalt der Nachricht - wenn er sie denn bekommt
...Set-up der Kommunikationsstrategie

Eine fehlende oder schlecht definierte Kommunikationsstrategie hat im Wesentlichen zwei Folgen:
  1. Informationen kommen nicht oder nicht rechtzeitig bei den Verantwortlichen an, die sie erhalten sollten
  2. Infolge dessen werden entweder keine oder "falsche" Entscheidungen (unzureichende Entscheidungsgrundlage) getroffen
In Konsequenz ergibt sich eine für Projekte sehr typische "back and forth-Diskussion". Die Beteiligten drehen sich im Kreis. Das Projekt macht keine Fortschritte, weil keine Entscheidung getroffen werden kann oder die getroffenen Entscheidungen und eingeleiteten Maßnahmen müssen korrigiert werden.
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3. Das haben wir schon immer so gemacht...
...ist leider kein Standard

Nur 21 % der Organisationen arbeiten nach anerkannten Projektmanagement-Standards. Wenn Standards fehlen, werden Abläufe ineffizient und die Fehlerquote steigt. Ohne klares Rahmenwerk kommt es zu oft schwerwiegendem PM-Missmanagement. Zeit und Geld werden verschwendet. Auch hier leidet die Team-Motivation, der Zusammenhalt und damit auch das Projekt.

4. Risiken- und Chancenmanagement ist kein Nice-to-have – Wenns mal wieder schnell gehen muss

In vielen Lebensbereichen sind Frühwarnsysteme Standard. In Projekten, auch in solchen, bei denen es um Milliarden geht, wird das gerne mal vergessen. Untersuchungen zeigen, dass nahezu 70% der Projekte aufgrund mangelnden Risikomanagements scheitern oder die Budgetvorgaben überschreiten. Wenn es schnell gehen muss (Krisenmanagement) dann wird es ganz sicher teuer.
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5. Technologische Überlastung – Vom Pferd zum Auto

Der Einsatz neuer Technologien in Produktion und Prozessen bringt Unternehmen voran - aber nur dann, wenn sie die Geschwindigkeit halten und auch tatsächlich als Pioniere damit auf den Markt gehen und die notwendigen Anforderungen - gerade in hochregulierten Branchen - erfüllen können. Unstrukturierte PM-Prozesse, eine hohe Unsicherheit, fehlende Geschwindigkeit sowie hochoptimistische Pläne werden dabei schnell zum Projekt-Killer.

Strategien zur Ko