Podcast Folge 8: Kapazitätsengpässe im Projekt

In dieser Folge von "Snacksize Projektmanagement" dreht sich alles um das Thema Kapazitätsengpässe im Projektmanagement. Erfahre, wie du Kapazitätsengpässe erkennst, vermeidest und erfolgreich bewältigst. Es erwarten dich praktische Einblicke und Tipps zur Ressourcenplanung – eins der wichtigsten Themen im Projektmanagement, um den Erfolg deines Projektes sicherzustellen.

Kapazitätsengpässe können schwerwiegende Folgen haben. Sie können zu Verzögerungen bei der Fertigstellung führen, die Qualität der Arbeit beeinträchtigen und die Motivation der Teammitglieder negativ beeinflussen. Darüber hinaus können sie dazu führen, dass das Projektbudget überschritten wird und wichtige Meilensteine nicht erreicht werden.

Wie erkennt man Kapazitätsengpässe eigentlich?

Ein deutliches Anzeichen ist, wenn Mitarbeiter überlastet sind und ihre Aufgaben nicht rechtzeitig erledigen können. Auch häufige Verzögerungen bei der Fertigstellung von Arbeitspaketen oder eine erhöhte Fehlerquote können auf Kapazitätsengpässe hinweisen.

Und wie vermeide ich Kapazitätsengpässe?

Um Kapazitätsengpässe zu vermeiden, ist eine sorgfältige Ressourcenplanung entscheidend. Beginne damit, die Kapazitäten deines Teams realistisch einzuschätzen und die Arbeitslast gleichmäßig zu verteilen. Verwende, sofern bei dir im Unternehmen die Möglichkeit besteht, digitale Tools für die Ressourcenplanung. Durch den Einsatz dieser Tools kannst du ohne großen Aufwand die Einsatzmittelganglinie betrachten.

Für alle, die heute zum ersten Mal diesen Begriff hören: Die Einsatzmittelganglinie ist ein nützliches Instrument zur Ressourcenplanung, das die Auslastung der Ressourcen über den Projektzeitraum visualisiert. Sie zeigt, wie viele Stunden pro Zeitraum für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Aufgabe geplant sind und ob die Ressourcen ausgelastet oder unterausgelastet sind. Auf diese Weise kannst du Engpässe frühzeitig erkennen und rechtzeitig gegensteuern.

• Schätze die Kapazitäten deines Teams realistisch ein und berücksichtige dabei auch Urlaubszeiten, Krankheitsausfälle und andere Abwesenheiten.
• Verplane nie die wöchentliche Arbeitszeit oder die für das Projekt zustehende Zeit eines Mitarbeiters zu 100% ein. Berücksichtige Pufferzeiten für unvorhergesehene Aufgaben oder unerwartete Probleme.
• Halte dein Team regelmäßig über den Projektstatus und mögliche Engpässe auf dem Laufenden. Gemeinsam könnt ihr rechtzeitig Lösungen erarbeiten und Engpässe beseitigen.
• Überwache die Auslastung der Ressourcen regelmäßig und reagiere proaktiv auf mögliche Engpässe. Eine kontinuierliche Überwachung ermöglicht es dir, frühzeitig zu handeln und Probleme zu vermeiden.

Die bestmögliche Unterstützung für dein Team erzielst du, indem du zusätzliche Ressourcen zur Verfügung stellst oder externe Hilfe in Anspruch nimmst.

An dieser Stelle möchte ich erwähnen, dass auch wir – Wisst International Consulting - in solchen Fällen hinzugezogen werden können. Wir sind nicht nur beratend im Projektmanagement tätig, sondern arbeiten auch operativ in Projekten mit. Wenn eine gewisse Fachexpertise benötigt wird, die bei uns im Team nicht vertreten ist, suchen wir danach gerne in unserem umfangreichen Netzwerk an freiberuflichen Fachexperten. So kannst du kurzfristig, unkompliziert und ohne langfristige personelle Verpflichtungen die Engpässe in deinem Projekt überwinden.

ZUSAMMENFASSUNG
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Kapazitätsengpässe im Projektmanagement eine ernsthafte Herausforderung darstellen können, aber mit der richtigen Planung und einem proaktiven Management erfolgreich bewältigt werden können.