Podcast Folge 6: Effektive Dokumentation im Projektmanagement
In dieser Folge teile ich meine persönlichen Ansichten mit dir, was du als Projektleitung dokumentieren musst und was nicht. Damit du dein Projekt auch effektiv und effizient steuern kannst.
Warum sollte man überhaupt etwas dokumentieren?
Sicher kennt ihr das Sprichwort „wer schreibt, der bleibt“ – im Grunde will man damit sagen, dass das geschriebene, also dokumentierte Wort, mehr Wert ist als das Gesprochene. Man hält also das schriftlich fest, was besprochen oder vielleicht sogar vereinbart wurde.
Aber warum das Ganze? Dokumentieren ist doch super lästig und kostet Zeit in unseren ohnehin schon hektischen Alltag.
Lass uns dazu einen Zeitsprung machen und in die Zukunft deines Projektes reisen.
Stell dir vor, du hast bereits viele wichtige Meilensteine in deinem Projekt passiert und viele Entscheidungen innerhalb der unterschiedlichen Phasen getroffen. Nun wechselt die Programmleitung und stellt einige dieser Entscheidungen infrage. Was würde dir in dieser Situation am meisten helfen? Du ahnst es schon: eine aussagekräftige Dokumentation.
Ein weiteres Szenario: Dein Projekt lief bisher vollkommen reibungslos, bis zu dem Zeitpunkt, an dem das Projektbudget deutlich überschritten wurde. Die Programmleitung ist verärgert und stellt zahlreiche Maßnahmen, die getroffen wurden, infrage. Auch hier ahnst du bereits, was dir in dieser Situation hilft: eine aussagekräftige Dokumentation
Du siehst: Dokumentieren ist nicht nur eine lästige Tätigkeit, die während und nach Meetings erledigt werden muss – sie ist ein essentieller Bestandteil des Projektmanagements. Sie schafft Transparenz und dadurch Nachvollziehbarkeit über den gesamten Projektverlauf.
Aber was von all dem, was wir in vielen Meetings täglich besprechen oder vereinbaren, muss nun unbedingt dokumentiert werden?
Dazu habe ich persönlich zwei Faustregeln:
1.
Jede Entscheidung wird dokumentiert: sei es die Entscheidung, dass eine bestimmte Abteilung in das Projekt miteingebunden, oder das Projektbudget erhöht wird.
2.
Alle Chancen und Risiken müssen dokumentiert und gehighlightet werden.
Bestimmt stellst du dir jetzt die Frage, wie du sicherstellen kannst, dass deine Dokumentation auch aussagekräftig ist. Lass uns dazu einen Blick auf die Anforderungen werfen. Die Anforderung an deine Dokumentation ist, dass aus der Dokumentation unmissverständlich klar wird:
- Was entschieden wurde
- Wer in diese Entscheidung involviert war – also die Entscheidungsträger
- Wann entschieden wurde
- Unter welchen Bedingungen entschieden wurde – also die Entscheidungsgrundlage
Das heißt für dich, dass deine Notizen genau diese Punkte abdecken sollten. Außerdem empfehle ich dir, die Dokumentation im Nachgang zu Meetings oder Workshops immer mit den Beteiligten zu teilen, damit auch sie die Chance haben, Korrekturen miteinzubringen und die Notizen als Nachschlagewerk zu nutzen.
Für deine Praxis möchte ich dir gerne meine Dokumentationstipps für jede Projektphase mitgeben:
INITIALISIERUNG / DEFINITION / PLANUNG
Während der Projektinitiierung, -definition und -planung ist es entscheidend, klare Ziele, als auch den Umfang und die Anforderungen des Projekts festzuhalten. Ein detaillierter Projektstrukturplan, eine Risikoanalyse und ein Kommunikationsplan sollten ebenfalls dokumentiert werden. Dies bildet die Grundlage für den gesamten Projektablauf und ermöglicht eine strukturierte Vorgehensweise.
STEUERUNG
In der Phase der Projektsteuerung sollten regelmäßige Fortschrittsberichte und Statusaktualisierungen erstellt werden. Änderungsanträge und deren Genehmigungen müssen dokumentiert werden, um eine klare Nachverfolgung von Entscheidungen zu ermöglichen. Aktualisierte Zeitpläne und Ressourcenallokationen sind ebenfalls von großer Bedeutung, um sicherzustellen, dass das Projekt im Zeit- und Budgetrahmen bleibt.
ABSCHLUSS
Zum Projektabschluss gehört ein Abschlussbericht, der die Ergebnisse des Projekts zusammenfasst und mögliche Lektionen für zukünftige Projekte identifiziert. Die Überprüfung der Projektziele und -ergebnisse im Vergleich zur ursprünglichen Planung ist ebenfalls entscheidend, um den Projekterfolg zu bewerten. Dabei kannst du auf all deine Notizen zurückgreifen.
Beispiele, was alles schief gehen kann, wenn die Dokumentation im Projektmanagement vernachlässigt wird:
- Wenn die Rollen und Verantwortlichkeiten nicht klar dokumentiert sind, kann es zu Missverständnissen und Konflikten innerhalb des Teams kommen. Dies kann die Zusammenarbeit beeinträchtigen und den Projekterfolg gefährden.
- Ohne eine ordnungsgemäße Dokumentation von Entscheidungen und Änderungen im Projektverlauf kann es schwierig sein, nachvollziehbar zu machen, warum bestimmte Maßnahmen ergriffen wurden. Dies kann zu Problemen bei der Rechtfertigung von Handlungen gegenüber Stakeholdern oder bei der Analyse von Fehlern führen.
- Eine unzureichende Dokumentation von Risiken kann dazu führen, dass potenzielle Gefahren übersehen oder unterschätzt werden. Dies kann zu unvorhergesehenen Problemen führen, die den Projektablauf verzögern oder das Budget überschreiten.
- Ohne eine klare Dokumentation von Qualitätsstandards und -prüfungen können Qualitätsprobleme übersehen oder nicht rechtzeitig erkannt werden. Dies kann zu einem Qualitätsverlust der Endprodukte führen und das Vertrauen der Kunden beeinträchtigen.
- Eine unzureichende Dokumentation von Vertragsvereinbarungen und Abnahmen kann zu rechtlichen Konflikten mit Kunden oder Lieferanten führen. Ohne klare Nachweise über geleistete Arbeit oder erbrachte Leistungen können Ansprüche oder Streitigkeiten entstehen, die das Projekt gefährden.
Zusammengefasst zeigt sich, dass eine ordnungsgemäße Dokumentation im Projektmanagement unerlässlich ist, um eine reibungslose Projektabwicklung zu gewährleisten und potenzielle Probleme rechtzeitig zu identifizieren und zu lösen.
Nun zu den Aspekten, die möglicherweise unnötig sind
Übermäßige Detaildokumentation kann Zeit verschwenden und den Fokus von wichtigeren Aufgaben ablenken. Nicht alle Probleme erfordern eine ausführliche Dokumentation, daher sollte der Projektleiter in der Lage sein, zwischen trivialen und wichtigen Problemen zu unterscheiden.
Beispiele, welche Dokumentationsaufwände unnötig sind:
- Zu detaillierte Meeting-Protokolle:
Besprechungen sind wichtig zu dokumentieren – keine Frage! Doch zu ausführliche Protokolle können Zeit verschwenden und den eigentlichen Zweck verfehlen. Ein Projektleiter sollte in der Lage sein, die wesentlichen Diskussionen, Entscheidungen und Aktionen in einem übersichtlichen Format festzuhalten, ohne sich in unwichtigen Details zu verlieren. - Umfangreiche Berichterstattung über tägliche Aktivitäten:
Das Dokumentieren jeder einzelnen Aufgabe oder Aktivität kann überflüssig sein und den Arbeitsfluss behindern. Statt tägliche Berichte über jede durchgeführte Aufgabe zu erstellen, sollten Projektleiter den Fokus auf die Zusammenfassung von Fortschritten, Hindernissen und nächsten Schritten legen. - Dokumentation irrelevanter Stakeholder-Kommunikation:
Nicht alle Gespräche oder E-Mails der Stakeholder müssen detailliert dokumentiert werden. Projektleiter sollten sich auf die Aufzeichnung von wesentlichen Entscheidungen, Vereinbarungen oder Anfragen konzentrieren, die das Projekt betreffen. - Übermäßige Dokumentation von Projektänderungen:
Jede Änderung im Projekt erfordert eine angemessene Dokumentation - jedoch sollten nicht alle kleinen Anpassungen oder Entscheidungen aufgezeichnet werden. Projektleiter sollten zwischen signifikanten Änderungen, die Auswirkungen auf Zeit, Kosten oder Qualität haben, und kleineren Anpassungen unterscheiden. - Dokumentation von vorübergehenden oder unwichtigen Problemen:
Nicht jedes Problem im Projekt erfordert eine ausführliche Dokumentation. Projektleiter sollten in der Lage sein, zwischen trivialen Hindernissen, die keinen Einfluss auf das Projekt haben, und wichtigen Problemen, die eine Lösung erfordern, zu unterscheiden und entsprechend zu handeln.
ZUSAMMENFASSUNG
Alles in allem lässt sich sagen, dass eine angemessene Dokumentation entscheidend für den Erfolg eines Projekts ist. Durch klare und strukturierte Dokumentation können Risiken minimiert, Entscheidungsprozesse verbessert und der Projekterfolg gesichert werden.
Als Projektleiter solltest du eine ausgewogene Dokumentationspraxis durchführen, die sowohl die Erfordernisse des Projekts als auch die Effizienz des Teams berücksichtigt. Wenn du dich auf das Wesentliche konzentrierst und unnötige Dokumentationen vermeidest, kannst du den Projekterfolg fördern und Ressourcen effektiv nutzen.
Ich hoffe, diese Einblicke in die Dokumentation im Projektmanagement waren hilfreich für dich.
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Dein Tobias – bis zum nächsten Mal!